52% af kreative projekter er udfordret – undgå disse faldgruber
Uanset om du er kreativ solo-freelancer med få projekter eller projektleder på et bureau, hvor du jonglerer med mange projekter på én gang, så er effektiv projektplanlægning og projektstyring afgørende faktorer for at gennemføre projekterne med succes.
Kun 48% af alle kreative gennemfører deres projekter til tiden hver gang. Det betyder, at ca. hvert andet projekt (52%) ikke bliver løst indenfor den aftalte deadline.
Med de rette projektstyringsværktøjer stiger succesraten på at gennemføre jeres projekter til både kundens tilfredshed og uden at sætte unødigt mange timer over styr.
Projektplanlægning er nøglen til succesfulde projekter
Gennemførelsen af et succesfuldt projekt forudsætter:
Overblik og projektplanlægning
... af opgaver, overblik over fremdrift, økonomi, deadlines, ansvarlige, osv.
Registrering af teamets timeforbrug
... så I sikrer, at projektet er profitabelt.
God kommunikation
... både ’in house’ og med kunden, så projektet hele tiden bevæger sig fremad, og der ikke er opgaver, der lander mellem to personer og bliver tabt på gulvet.
Hvorfor er projektplanlægning vigtigt?
Projektplanlægning er en proces, der hjælper med at organisere og styre projektet fra start til slut.
En projektplan giver overblik og hjælper med at projektet bliver afsluttet til tiden – og inden for budgettet.
Det sikrer også, at
- der er et klart defineret projektmål
- alle involverede parter har det samme billede af projektets mål, og hvordan det skal nås.
- der er en klar ansvarsfordeling
- projektteamet på forhånd kan identificere og tage højde for eventuelle risici.
Hvordan laver man en projektplan?
For at sikre et vellykket projekt er det nødvendigt at have en detaljeret projektplan. En god projektplan hjælper også projektlederen med at holde projektet på sporet og indenfor de aftalte deadlines – samt at justere projektplanen, hvis der opstår forsinkelser.
De vigtigste elementer i succesfuld projektplanlægning
1) Definér projektets mål
Det første og vigtigste skridt er at definere, hvad er projektets succeskriterie, og hvilket mål skal det bevæge sig hen mod?
2) Planlægning af opgaver og milepæle
Ved at opdele projektet i faser med delmål bliver det nemmere at holde overblik over deadlines, og om projektet er ’on track’.
- Hvilke indsatsområder og opgaver ligger der i de enkelte faser?
- Er der nogle afhængigheder mellem opgaverne, som I skal tage højde for i planlægningen af faserne?
3) Budgetoverblik og budgetstyring
Hvordan er projektøkonomien? Skal I løse det hele in-house, eller skal nogle af opgaverne outsources til andre?
En effektiv måde at holde styr på timeforbruget er at benytte et timestyringssystem. Med et brugervenligt projekt- og timeregistreringssystem som fx Effihub er det nemt at se
- hvor lang tid delopgaverne tager at løse
- om nogle opgaver har taget uforholdsmæssigt lang tid
- få et samlet overblik over om projektets økonomi og tidsplan holder.
Overblik over teamets timeforbrug i et projekt i Effihub.
4) Ansvarsfordeling og aktiv involvering af projektgruppen i planlægningsfasen
En del af projektplanen handler om at definere teammedlemmernes roller og ansvar i projektet, så alle ved, hvad de skal gøre, og hvilke leveringer de skal levere.
Det skaber ejerskab blandt teammedlemmerne, når de bliver involveret tidligt. Samtidig gør det det lettere at planlægge en realistisk tidsplan for de leverancer, som projektteamet skal levere.
5) Estimer tidsforbruget for hver fase og lav en tidsplan
Når du har overblik over alle faserne og opgaverne i hver fase, er det tid til at finde en kalender frem og lave en realistisk tidsplan (helst med indbygget buffer, da det er de færreste projekter, der kører snorlige)
Benyt et fælles cloudbaseret dokument – eller endnu bedre et projektstyringssystem – til at skabe overblik over fremdrift og ansvarsområder i projektet.
6) Lav en risikovurdering
Det er vigtigt, at forsøge at forudse eventuelle situationer, personer, opgaver, afhængigheder eller andet, der kan påvirke projektet bliver gennemført med succes.
Er der nogle afhængigheder eller interessenter, der kan risikere at forsinke projektet? Hvordan kan I tage højde for eventuelle ting, der kan forsinke tidsplanen eller overskride budgettet?
Efter planlægningsfasen
Når du er færdig med den indledende planlægning, så lav en visuel projektplan. Det kan fx være et Gantt diagram eller ved hjælp af kanban boards.
Det er en enkel måde at vise trin for trin, hvad der skal ske i projektet. Alle faser, indsatsområder og milepæle bliver meget tydelige – især også hvis projektet skrider.
Husk, det er ikke muligt at planlægge sig ud af alt – eller tage højde for uforudsete forsinkelser. Derfor bør du også løbende justere projektplanen, hvis det er nødvendigt.
Det sidste afgørende element er aktiv projektledelse og løbende forventningsafstemning, opfølgning og kommunikation. Det er essentielt i forhold til at sikre, at alle involverede parter er klar over, hvad der skal gøres, og hvordan det skal gøres.
Undgå disse 5 faldgruber - og få succes med projekter
Selvom I har lavet en projektplan, så er der alligevel en række faldgruber, som især kreative virksomheder risikerer at blive fanget i.
Når I kender dem, kan I lettere undgå dem.
1. Kreativitet tager tid… men bliver tiden dækket i budgettet?
Taber I penge på jeres projekter?
60% af alle virksomheder ved slet ikke, om de taber penge, da de ikke måler ROI på deres projekter.
Som kreativ virksomhed er I sikkert højt motiveret af at skabe kreative løsninger med WOW-faktor for jeres kunder – hver gang.
Men… kreativitet tager tid!
Ellers kan jagten på at skabe den helt rigtige kreative løsning hurtigt overskride budgettet.
Endda uden at I er klar over det!
For det er en svær balance…
- Hvornår tager kreativitet lang tid – og hvornår kommer løsningen hurtigt?
- Hvad er kunden villig til at betale?
- Skal vi skære på de kreative timer?
- Hvordan synliggør man overfor kunden, at udvikling af den kreative løsning tager tid – og at tiden er det værd?
Det første skridt er at registrere teamets timeforbrug i projektet og få indsigt i, hvor lang tid opgaveløsningen tager, så I ved det til jeres projektplanlægning.
Med den indsigt kan I
- få reel indsigt i, hvor mange timer det kreative team bruger på hvilken typer projekter
- optimere fremtidige tilbud og budgetter, så de giver profit på bundlinjen
- identificere og effektivisere eventuelle flaskehalse i jeres arbejdsflow
- blive opmærksomme på, om eventuelle ekstra krav fra kundens side forsinker projektet og giver ekstra arbejde
2. Manglende overblik og projektplanlægning giver flaskehalse…
Denne faldgrube er måske åbenlys…. alligevel er det kun 22% af alle virksomheder, der benytter et projektstyringsværktøj. Resten bruger regneark, noter og et sammensurium af forskellige programmer.
Og det er til trods for en række åbenlyse fordele:
Har I ikke 100% styr på jeres projektplanlægning, overblik over opgaver og delopgaver, ansvarlige, milestones, forventet output af de enkelte faser og en tidsplan – så er der alle chancer for, at projektet trækker i langdrag, og at der opstår flaskehalse.
Jo bedre I planlægger projektet fra starten af og kommunikerer internt, des færre problemer opstår der.
Her vil et projektstyringsværktøj kunne hjælpe jer med at
- få overblik over jeres projektøkonomi
- planlægge jeres projekter og styre dem sikkert i mål
- centralisere jeres teamkommunikation
- … og frigive tid til, at de kreative får mere tid til at være kreative.
Boards er et effektivt værktøj til projektplanlægning
Et populært planlægningsværktøj, der findes i mange projektstyringssystemer, er kanban boards.
Kanban boards er en visuelt overskuelig måde at
- få overblik over, hvad status er i projektet og sikre fremdrift
- uddelegere opgaver
- sikre, at alle ved, hvad de skal lave
- synliggøre, hvilke opgaver der ikke er afsluttet
- synliggøre, om der er flaskehalse og behov for ekstra ressourcer – eller omfordele nogle opgaver
Brug kanban til at visualisere jeres faser i projektet. Eller brug den mere forenklede version til daglige opgaver med To do – Doing – Done.
3. Forventningsafstem med teamet - og med kunden
God kommunikation forhindrer misforståelser og sikrer et gnidningsløst projektforløb.
Både internt og med kunden.
Her er nogle af de almindelige faldgruber, hvor kommunikationen kan gå galt.
Mange glemmer, at kunden ikke ved det samme som jer.
Det kan fx være
- hvordan designprocessen forløber
- hvad kunden evt. skal levere
- hvad løsningen inkluderer (outputtet af projektet) – hvad er ikke er med
- hvor hurtigt projektet bliver færdigt
- hvor mange gange kunden kan bede om ændringer inden for det samme budget, osv.
Det er dejligt med engagerede kunder og kollegaer.
Men hvis der er mange interessenter og for lidt styring i projektet, kan alt for meget feedback og holdninger til retning hurtigt få projektet ud af kurs.
Her er det vigtigt at få kontrol og skabe konsensus om, hvilken retning projektet fortsætter i.
Der kan hurtigt blive brugt mange timer i udviklingsfasen, hvor ideerne flyver højt og bliver afprøvet. Derfor kan der også opstå pres på de kreative i virksomheden for at arbejde hurtigere og løse flere opgaver.
77% af de kreative udtrykker, at nogle af deres største udfordringer er hastigheden som de forventes at arbejde og 72% fremhæver mængden af arbejde.
Som projektleder for et kreativt team er det altafgørende at sørge for, at
- projektets mål er tydeligt for alle
- alle ved præcis hvilke ansvarsområder de har – og at kunden ved hvem i teamet, de skal kommunikere med
- teamet løbende kommunikerer om fremdrift og eventuelle bekymringer
- alle samarbejder om at bringe projektet i mål
- identificere risiko og problemer tidligt – og tage handling på dem
- have økonomisk overblik over projektet – herunder hvor mange timer der bliver brugt på hvad
- rapportere proaktiv til kunden, så de er trygge og føler sig inkluderet
4. Deadline overskrides, fordi…
59% af de kreative professionelle siger, at sidste øjebliks ændringer er den største årsag til, at de ikke når deres projekt deadlines.
Kreativitet er pr. definition ikke en fastlåst løsning med en facitliste. Derfor ved kunderne ofte ikke, hvad de vil have, før de har noget konkret at forholde sig til.
Ulempen er, at der kan blive brugt mange timer tidligt i projektet på at skabe en løsning, der skal laves mere eller mindre om.
Ved at få kunden til at blive mere afklaret omkring den løsning de ønsker sig tidligt i processen, kan I spare meget tid.
- Lav et dybdegående briefingmøde med dem, hvor I får afklaret
o Hvad er formålet med den løsning, I udvikler?
o Hvor er kunden strategisk på vej hen? (hvad skal denne løsning understøtte?)
o Hvad vil kunden gerne have, at deres kunder tænker om dem, og hvordan skal de handle?
o Hvilke værdier har de i virksomheden/hvad skal løsningen udtrykke, osv. - Find eksempler på stil og udtryk fra andre løsninger – enten kan I få kunden til at finde eksempler og begrunde, hvad det er de godt kan lide ved dem. Eller I kan præsentere dem for forskellige eksempler og derudfra afstemme, hvilken retning jeres projekt skal i.
Jo bedre og jo tidligere I får afstemt, hvor projektet skal hen med kunden, des færre iterationer og redesigns kommer I ud i.
5. Helt ærligt… det er spild af tid!
Alt for mange kreative starter helt fra scratch, hver gang et nyt projekt begynder.
Og det er tidsspilde at genopfinde den dybe tallerken hver gang. Både med hensyn til de administrative opgaver men til dels også de kreative.
Det er den direkte vej til at blive i hamsterhjulet, hvor ens virksomhed aldrig vokser og bliver profitabel.
Løsningen er at begynde at opbygge systemer, processer, metoder, tjeklister og skabeloner, så I sparer tid.
Eksempler:
- Opret et brief dokument/spørgeguide, som I kan sende til kunden på forhånd.
- Lav en stil & udtryk spørgeguide med eksempler fra andre løsninger indenfor jeres felt. I kan også bede kunden om at vurdere, hvilket udtryk de ønsker ved at bruge nøgleord, der er modpoler, fx:
– Opsigtsvækkende vs. harmonisk
– International vs. lokal
– Interaktivt vs. roligt, osv. - Lav et projekt kickoff dokument, hvor I outliner projektets vision, mål, ansvarlige, interessenter, ’hellige køer’ (ting der ikke må røres ved), milestones, evt. risici, osv.
- Lav en spørgeguide med spørgsmål, der identificerer kundebarrierer/-forbehold.
- Lav en skabelon til moodboards.
- Lav en skabelon til brandguides til aflevering af visuelle identiteter.
- Lav en tjekliste til, når I lancerer en hjemmeside (webdesignere).
- Brug den samme webdesign page builder til alle projekter, så I sparer tid og ikke skal sætte jer ind i et nyt tema hver gang.
- Lav et system/procedure for godkendelse af tekster (tekstforfattere).
- Brug Envato Elements som inspiration og afsæt for design af ny grafik.
- Opret et bibliotek af knapper, ikoner, typer af websider, m.m. i Adobe XD.
- Opret skabeloner I kan genbruge i jeres projektplanlægning.
- Lav scripts til at indhente kundeudtalelser (eller online spørgeguides) så det bliver sat i system.
- Osv.
Projektplanlægning hjælper dig med at gå fra underskud til profitable projekter
Et godt projektstyringsværktøj, der giver overblik og indsigt i de rette nøgletal i jeres projekter, kan gøre hele forskellen fra at løse projekter med underskud til at skabe vækst og profitable projekter.
Ønsker I at prøve et projektstyringsværktøj, der er skræddersyet til de kreative erhverv – og som giver godt visuelt overblik over jeres projekter? Prøv Effihub gratis – kom i gang i dag!
Hvad skal du gøre nu?
Når du er klar, så er der 3 måder, vi kan hjælpe dig med at skabe en profitabel forretning.
Hvis du gerne vil arbejde målrettet med projektstyring og projektplanlægning? Så tilmeld dig en prøveperiode på Effihub i dag og få de første 14 dage gratis. Det er hurtigt. Det er let at bruge. Der er ingen binding.
Kom i gang her >>
Vil du gerne hæve dine priser uden at miste kunder? Hent vores e-bog, der hjælper dig med hands-on effektive strategier til at gøre netop det. Det koster kun din e-mail.
Kunne du lide denne artikel? Og kender du andre konsulenter eller kreative virksomheder, der kan have glæde af den? Så del den med dit netværk.
