52% af kreative projekter er udfordret – undgå disse faldgruber

Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter

Projektplanlægning er nøglen

Uanset om du er kreativ solo-freelancer med få projekter eller projektleder på et bureau, hvor du jonglerer med mange projekter på én gang, så er effektiv projektplanlægning og projektstyring en afgørende faktor for at gennemføre projekterne med succes.

Kun 48% af alle kreative gennemfører deres projekter til tiden hver gang. Det betyder, at ca. hvert andet projekt (52%) ikke bliver løst indenfor den aftalte deadline.   

Med de rette projektstyringsværktøjer stiger succesraten på at gennemføre jeres projekter til både kundens tilfredshed og uden at sætte unødigt mange timer over styr.

DEFINITION:
"Et succesfuldt projekt er et projekt, hvor de planlagte opgaver bliver løst til kundens tilfredshed indenfor budgettet og den aftalte tid."

Gennemførelsen af et succesfuldt projekt forudsætter:

Overblik og projektplanlægning

... af opgaver, overblik over fremdrift, økonomi, deadlines, ansvarlige, osv.

Registrering af teamets timeforbrug

... så I sikrer, at projektet er profitabelt.

God kommunikation

... både ’in house’ og med kunden, så projektet hele tiden bevæger sig fremad, og der ikke er opgaver, der lander mellem to personer og bliver tabt på gulvet.

projektstyringssystem Projektstyring

Undgå disse 5 faldgruber - og få succes med projekter

1. Kreativitet tager tid… men bliver tiden dækket i budgettet?

Taber I penge på jeres projekter?

60% af alle virksomheder ved slet ikke, om de taber penge, da de ikke måler ROI på deres projekter. 

Som kreativ virksomhed er I sikkert højt motiveret af at skabe kreative løsninger med WOW-faktor for jeres kunder – hver gang.

Men… kreativitet tager tid!

Ellers kan jagten på at skabe den helt rigtige kreative løsning hurtigt overskride budgettet.

Endda uden at I er klar over det!

Vidste du, at 27% af de kreative siger, at de ikke har tid nok til at være kreative?

For det er en svær balance…

  • Hvornår tager kreativitet lang tid – og hvornår kommer løsningen hurtigt?
  • Hvad er kunden villig til at betale?
  • Skal vi skære på de kreative timer?
  • Hvordan synliggør man overfor kunden, at udvikling af den kreative løsning tager tid – og at tiden er det værd?

Det første skridt er at registrere teamets timeforbrug i projektet og få indsigt i, hvor lang tid opgaveløsningen tager, så I ved det til jeres projektplanlægning.

Med den indsigt kan I

  • få reel indsigt i, hvor mange timer det kreative team bruger på hvilken typer projekter
  • optimere fremtidige tilbud og budgetter, så de giver profit på bundlinjen
  • identificere og effektivisere eventuelle flaskehalse i jeres arbejdsflow
  • blive opmærksomme på, om eventuelle ekstra krav fra kundens side forsinker projektet og giver ekstra arbejde
DOWNLOAD E-BOG

hæv dine priser - uden at miste kunder

Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.

2. Manglende overblik og projektplanlægning giver flaskehalse…

Denne faldgrube er måske åbenlys…. alligevel er det kun 22% af alle virksomheder, der benytter et projektstyringsværktøj. Resten bruger regneark, noter og et sammensurium af forskellige programmer. 

Og det er til trods for en række åbenlyse fordele:

0
Projektstyringssoftware sparer i gennemsnit 498 timer pr. år pr. medarbejder.
0
Firmaer med projektstyringsprocesser sparer 28 gange så mange penge end dem uden.
0 %
61% af de firmaer der har et projektstyringssystem overholder deres deadlines.
0 %
Til sammenligning overholder kun 41% af dem, der ikke har et projekt-styringssystem deres deadlines.

Har I ikke 100% styr på jeres projektplanlægning, overblik over opgaver og delopgaver, ansvarlige, milestones, forventet output af de enkelte faser og en tidsplan – så er der alle chancer for, at projektet trækker i langdrag, og at der opstår flaskehalse.

Jo bedre I planlægger projektet fra starten af og kommunikerer internt, des færre problemer opstår der.

Her vil et projektstyringsværktøj kunne hjælpe jer med at

  • få overblik over jeres projektøkonomi
  • planlægge jeres projekter og styre dem sikkert i mål
  • centralisere jeres teamkommunikation
  • … og frigive tid til, at de kreative får mere tid til at være kreative.
Vidste du, at 47% af de kreative teams bruger en fuld dag om ugen på administrative opgaver?
Projektplanlægning

Boards er et effektivt værktøj til projektplanlægning

Et populært planlægningsværktøj, der findes i mange projektstyringssystemer, er kanban boards.

Kanban boards er en visuelt overskuelig måde at

  • få overblik over, hvad status er i projektet og sikre fremdrift
  • uddelegere opgaver
  • sikre, at alle ved, hvad de skal lave
  • synliggøre, hvilke opgaver der ikke er afsluttet
  • synliggøre, om der er flaskehalse og behov for ekstra ressourcer – eller omfordele nogle opgaver

Brug kanban til at visualisere jeres faser i projektet. Eller brug den mere forenklede version til daglige opgaver med To do – Doing – Done.

3. Forventningsafstem med teamet - og med kunden

God kommunikation forhindrer misforståelser og sikrer et gnidningsløst projektforløb.

Både internt og med kunden.

Her er nogle af de almindelige faldgruber, hvor kommunikationen kan gå galt.

Manglende forventningsafstemning med kunden

Mange glemmer, at kunden ikke ved det samme som jer.

Det kan fx være 

  • hvordan designprocessen forløber
  • hvad kunden evt. skal levere
  • hvad løsningen inkluderer (outputtet af projektet) – hvad er ikke er med
  • hvor hurtigt projektet bliver færdigt
  • hvor mange gange kunden kan bede om ændringer inden for det samme budget, osv.
Feedback er godt... for meget feedback (…)

Det er dejligt med engagerede kunder og kollegaer.

Men hvis der er mange interessenter og for lidt styring i projektet, kan alt for meget feedback og holdninger til retning hurtigt få projektet ud af kurs.

Her er det vigtigt at få kontrol og skabe konsensus om, hvilken retning projektet fortsætter i.

In-house pres på at levere hurtigere

Der kan hurtigt blive brugt mange timer i udviklingsfasen, hvor ideerne flyver højt og bliver afprøvet. Derfor kan der også opstå pres på de kreative i virksomheden for at arbejde hurtigere og løse flere opgaver.

77% af de kreative udtrykker, at nogle af deres største udfordringer er hastigheden som de forventes at arbejde og 72% fremhæver mængden af arbejde.

Som projektleder for et kreativt team er det altafgørende at sørge for, at

  • projektets mål er tydeligt for alle
  • alle ved præcis hvilke ansvarsområder de har – og at kunden ved hvem i teamet, de skal kommunikere med
  • teamet løbende kommunikerer om fremdrift og eventuelle bekymringer
  • alle samarbejder om at bringe projektet i mål
  • identificere risiko og problemer tidligt – og tage handling på dem
  • have økonomisk overblik over projektet – herunder hvor mange timer der bliver brugt på hvad
  • rapportere proaktiv til kunden, så de er trygge og føler sig inkluderet

4. Deadline overskrides, fordi…

59% af de kreative professionelle siger, at sidste øjebliks ændringer er den største årsag til, at de ikke når deres projekt deadlines.

Kreativitet er pr. definition ikke en fastlåst løsning med en facitliste. Derfor ved kunderne ofte ikke, hvad de vil have, før de har noget konkret at forholde sig til.

Ulempen er, at der kan blive brugt mange timer tidligt i projektet på at skabe en løsning, der skal laves mere eller mindre om.

Ved at få kunden til at blive mere afklaret omkring den løsning de ønsker sig tidligt i processen, kan I spare meget tid.

  • Lav et dybdegående briefingmøde med dem, hvor I får afklaret
    o  Hvad er formålet med den løsning, I udvikler?
    o  Hvor er kunden strategisk på vej hen? (hvad skal denne løsning understøtte?)
    o  Hvad vil kunden gerne have, at deres kunder tænker om dem, og hvordan skal de handle?
    o  Hvilke værdier har de i virksomheden/hvad skal løsningen udtrykke, osv.
  • Find eksempler på stil og udtryk fra andre løsninger – enten kan I få kunden til at finde eksempler og begrunde, hvad det er de godt kan lide ved dem. Eller I kan præsentere dem for forskellige eksempler og derudfra afstemme, hvilken retning jeres projekt skal i.

Jo bedre og jo tidligere I får afstemt, hvor projektet skal hen med kunden, des færre iterationer og redesigns kommer I ud i.

5. Helt ærligt… det er spild af tid!

Alt for mange kreative starter helt fra scratch, hver gang et nyt projekt begynder.

Og det er tidsspilde at genopfinde den dybe tallerken hver gang. Både med hensyn til de administrative opgaver men til dels også de kreative.

Det er den direkte vej til at blive i hamsterhjulet, hvor ens virksomhed aldrig vokser og bliver profitabel.

Løsningen er at begynde at opbygge systemer, processer, metoder, tjeklister og skabeloner, så I sparer tid.

Eksempler:

  • Opret et brief dokument/spørgeguide, som I kan sende til kunden på forhånd.
  • Lav en stil & udtryk spørgeguide med eksempler fra andre løsninger indenfor jeres felt. I kan også bede kunden om at vurdere, hvilket udtryk de ønsker ved at bruge nøgleord, der er modpoler, fx:
    – Opsigtsvækkende vs. harmonisk
    – International vs. lokal
    – Interaktivt vs. roligt, osv.
  • Lav et projekt kickoff dokument, hvor I outliner projektets vision, mål, ansvarlige, interessenter, ’hellige køer’ (ting der ikke må røres ved), milestones, evt. risici, osv.
  • Lav en spørgeguide med spørgsmål, der identificerer kundebarrierer/-forbehold.
  • Lav en skabelon til moodboards.
  • Lav en skabelon til brandguides til aflevering af visuelle identiteter.
  • Lav en tjekliste til, når I lancerer en hjemmeside (webdesignere).
  • Brug den samme webdesign page builder til alle projekter, så I sparer tid og ikke skal sætte jer ind i et nyt tema hver gang.
  • Lav et system/procedure for godkendelse af tekster (tekstforfattere).
  • Brug Envato Elements som inspiration og afsæt for design af ny grafik.
  • Opret et bibliotek af knapper, ikoner, typer af websider, m.m. i Adobe XD.
  • Opret skabeloner I kan genbruge i jeres projektplanlægning.
  • Lav scripts til at indhente kundeudtalelser (eller online spørgeguides) så det bliver sat i system.
  • Osv.

Fra underskud til profitable projekter

Et godt projektstyringsværktøj, der giver overblik og indsigt i de rette nøgletal i jeres projekter, kan gøre hele forskellen fra at løse projekter med underskud til at skabe vækst og profitable projekter.

Ønsker I at prøve et projektstyringsværktøj, der er skræddersyet til de kreative erhverv – og som giver godt visuelt overblik over jeres projekter? Prøv Effihub gratis – kom i gang i dag! 

Vil du have flere artikler som denne?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få besked, når vi publicerer nye artikler, der hjælper dig med at drive en effektiv forretning.

Cathrine Herskind-Carlsen

Cathrine Herskind-Carlsen

Cathrine er medstifter, partner og CMO i Effihub. Hun har i en årrække arbejdet med visuel kommunikation, brugeroplevelser, webdesign og markedsføring. Cathrine elsker at optimere indhold og kommunikation - og se kunderne få succes med deres forretning.
Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
E-bog-klippekort-metoden-popup.jpg

Den fuldstændige guide

Sådan får du succes med klippekort

Hent guiden til webdesignere og kreative, der vil fakturere mere tid og have glade kunder.
Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.