Skab en sund mødekultur – og stop tidsspildet!

Mødekultur i Danmark er præget af ineffektivitet

Virksomheders mødekultur er (naturligvis) meget forskellig – både i forhold til hvor store virksomhederne er, den generelle kultur i virksomheden og hvor stort fokus det har fra ledelsens side.

Men ikke desto mindre er tendensen at antallet af møder i mange danske virksomheder tager overhånd og bærer præg af, at vi ”holder møder om møder”.

Det betyder, at de ofte er præget af ineffektivitet, manglende struktur og for mange deltagere.

I 2017 lavede Lederne en undersøgelse om mødekultur i Danmark.

Her fremgik det blandt andet, at

  • offentlige ledere bruger i gennemsnit 14,1 timer om ugen på møder, mens privatansatte ledere bruger 11,4 timer pr. uge.
  • og at danske ledere i gennemsnit bruger 2 timer mere om ugen på møder, end de gjorde blot 2 år tidligere i 2015.

"32 % svarer, at det ofte eller hele tiden sker, at en eller flere deltagere trækker mødet længere ud end aftalt, og 25 % svarer, at det ofte eller hele tiden sker, at en eller flere deltagere svarer på arbejdsrelaterede telefon-/mobilopkald under mødet.”

Vores mødekultur i Danmark halter...

Når vi dertil lægger, at vores mødekultur i Danmark er præget af, at

  • mange personer sms’er og svarer på e-mails under møderne
  • medarbejdere ofte kommer for sent
  • der indkaldes flere mødedeltagere end der ofte er nødvendigt til de enkelte møder.

… så er det alt sammen faktorer der betyder, at møderne trækker ud og blive ineffektive – og at der er et indsatsområde, der er værd at kigge nærmere på. 

videomøde mødekultur

Vores mødekultur skifter fra fysisk til online

Der sker i disse år et skifte, hvor flere arbejder hjemmefra og antallet af online møder stiger (naturligvis forstærket af den globale pandemi). 

Det stigende antal virtuelle møder fremfor fysiske møder gør det relevant at interessere sig for, om det gør en forskel i forhold til vores mødekultur, eller om det løser/skaber nye udfordringer.

Hvilke møder er bedst; Digitale møder versus fysiske møder

Virtuelle møder, webinarer og fjernundervisning er populære og de kommet for at blive.

Det er der vist ingen tvivl om.

Og med god grund! 

For der er mange fordele forbundet med digitale møder:

  • Den første og for mange mest åbenlyse er fleksibiliteten i at kunne sidde netop der, hvor du foretrækker det. 
  • Det er nemt, og det kræver kun mødesoftware og en internetforbindelse.
  • Det er effektivt. For at få mødet til at fungere er der ikke plads til at tale i munden på hinanden, og møderne blive oftere afholdt hurtigere og med færre mødedeltagere.
  • Det er en klimavenlig mødeform, der ikke kræver tidskrævende og forurenende transport.
mødekultur fysiske møder

Men selvom der er mange fordele ved virtuelle møder, så er der intet, der kan slå den dynamik og interaktion, der opstår, når mennesker mødes.

Det, der taler for fysiske møder er blandt andet:

  • Interaktionen med mødedeltagere bliver mere flydende. Dialogen mellem mødedeltagere sker mere afslappet på et fysisk møde, fordi vi som mennesker hurtigt afkoder flere lag af kommunikation i rummet – både kropssprog, bevægelser, det usagte og hvem vi er til møde med.
  • Nærvær. Computerskærmene skaber en distance, der kan være vanskelig at trænge igennem på et online møde. Kropssproget er sværere at aflæse, og det samme er afkodning af energien i rummet. Og selvom vi kan se hinandens øjne, så mangler den direkte øjenkontakt på grund af kameraets placering i forhold til skærmbilledet.
  • Det sociale element blandt medarbejderne. På fysiske møder vil der typisk være hyggesnak før og efter mødet, som er med til at skabe sammenhold. Denne del forsvinder i højere grad på online møder. I netværkssammenhænge og på møder med nye kunder, så er et fysisk møde langt bedre til at skabe relationer og tillid. 

Hvad er fremtidens mødeform?

Konklusionen må derfor være, at den ene type møde ikke udelukker den anden som fremtidens mødeform

Derfor handler det nok i højere grad om at tage det bedste fra begge verdener og tilpasse mødeformen til typen af møde:

  • Er det et internt eller eksternt møde?
  • Drejer det sig om et konkret, igangværende projekt eller handler det om at skabe nye idéer og tænke ud af boksen?
  • Hvem du holder møde med?
  • Hvor mange skal deltage?
  • Er det et møde, hvor det primært drejer som om envejskommunikation / orientering – eller er der lagt op til dialog, gruppesamarbejde, udveksling af idéer?
  • Er der nogle teknologiske begrænsninger i forhold til at holde det online?

Med aktiv mødeledelse får I mere ud af jeres møder

Uanset om jeres møder er virtuelle eller fysiske, så er der flere ting, I kan gøre for at effektivisere dem.

Alene ved at reducere antallet af møder kan I få produktiviteten op og mængden af spildtid ned.

Her er et par gode råd til, hvordan I skaber effektive og produktive møder:

Overvej, om det er nødvendigt at afholde et møde?

Kan spørgsmål ordnes via e-mail eller over telefonen?

Send altid en agenda ud inden mødet – det gør mødet mere effektiv

Hvad er formålet – og det ønskede output – med mødet?

Inviter kun de nødvendige medarbejdere med til møder

De mest produktive møder foregår i små grupper med max. 4-8 personer. Det giver plads til, at alle kan bidrage med input og beslutninger.

Drop mobilen og e-mails under mødet

Det er mangel på respekt overfor de andre mødedeltagere at sidde og svare på sms’er og e-mails under et møde (også selvom det er online). Det forstyrrer koncentrationen og fokus på mødet.

Planlæg kortere møder

Et møde kan ofte nøjes med at vare 20-30 minutter i stedet for 1 time. Og hvis det foregår som et online møde, så sker det næsten af sig selv, at det bliver kortere, end hvis det er et fysisk møde.

Alt i alt er der potentiale til at optimere den danske mødekultur og måden vi holder møder på – og som følge deraf også hvor meget tid vi bruger på at holde møder.

Og det sidste er direkte til at aflæse på bundlinjen.

Hold kortere møder - og se det på bundlinjen

Hvis tiden vi bruger på møder (med afsæt i en privatansat leder) reduceres med bare 25%, fordi flere møder kan klares effektivt med et videomøde fx fordi medarbejderne arbejder hjemmefra, så sparer virksomheden 2,85 timer pr. uge pr. person.

Det svarer til 131 timer om året, hvis vi regner med et arbejdsår på 46 uger.

131 timer der i bedste fald kan omsættes til fakturerbare timer a … lad os bare sige 800 – 1.000 kr.

Det er 104.880 – 131.000 kr. pr. person pr. år.

Bare ved at skære ned på mødeaktiviteten.

What’s not to like?

DOWNLOAD GRATIS E-BOG

hæv dine priser - uden at miste kunder

Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.

Vil du have flere artikler som denne?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få besked, når vi publicerer nye artikler, der hjælper dig med at drive en effektiv forretning.

Cathrine Herskind-Carlsen

Cathrine Herskind-Carlsen

Cathrine er medstifter, partner og CMO i Effihub. Hun har i en årrække arbejdet med visuel kommunikation, brugeroplevelser, webdesign og markedsføring. Cathrine elsker at optimere indhold og kommunikation - og se kunderne få succes med deres forretning.
Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter

Den fuldstændige guide

Sådan får du succes med klippekort

Hent guiden til webdesignere og kreative, der vil fakturere mere tid og have glade kunder.
Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.