Forskellige typer af afregningsmetoder
- Hvad er medgået tid, og hvordan bruger jeg det?
- Hvornår er klippekort bedst, og hvornår er medgået tid?
- Hvilken afregningsmetode er bedst?
Som konsulent kan du vælge at fakturere dine kunder på flere måder – og det ene faktureringsprincip udelukker (heldigvis) ikke det andet.
Tværtimod så opnår du nogle klare synergier ved at kombinere dem, der hjælper både til at fastholde kunder og til at skabe tryghed i opgaveløsningen for kunden.
For at give dig et overblik de forskellige afregningsmetoder, så har vi her samlet en oversigt med fordele og ulemper ved hver af dem (scroll down links):
hæv dine priser - uden at miste kunder
- Få svar på, om du bør hæve dine priser – og hvornår!
- Indsigt i, hvor meget du kan hæve prisen.
- 4 afprøvede taktikker til at hæve dine priser – uden at du mister kunder
- Cheatsheet: Formlen til, hvordan du varsler din prisstigning
Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.
Hvad er medgået tid?
Definition: Medgået tid er et andet ord for løbende timeafregning til en aftalt timepris. Når du benytter medgået tid, så holder du løbende timeregnskab og fakturerer kunden regelmæssigt (fx ved månedens udgang), eller når et projekt er afsluttet. Faktureringen følger timeforbruget og kan også inkludere materialer.
Hvad er medgået tid velegnet til?
Medgået tid er godt til
- nye kunder der gerne vil teste en samarbejdspartner af og ikke ønsker at forudbetale et større beløb uden at kende konsulentens kompetencer.
- løbende små og større opgaver
I projektsammenhæng vil man ofte fastsætte et rammebudget eller et max tidsforbrug. Det ses ofte i IT-konsulentbranchen.
Fordele og ulemper ved medgået tid (løbende timeafregning)
Fordele for konsulenten
- Sikkerhed for at få betaling for tidsforbrug
Som konsulent er du sikret, at du får betaling for alle de timer, du reelt har brugt på opgaven. - Det er nemt
Det er meget ligetil både at kommunikere og udføre. Sæt blot en timer i gang, når opgaven startes, og fakturer den samlede tid.
Fordele for kunden
Ingen binding
Kunden er ikke bundet til konsulenten og kan opsige samarbejdet, når/hvis denne ønsker det.
Ulemper ved medgået tid
-
Variabel indtjening
Som konsulent kan det være svært at vide, hvor meget du kan fakturere i den pågældende måned. Dvs. hvis du løser en opgave hurtigere end forventet, eller der opstår forsinkelser i projektet, så ser du det også på din indtjening. -
Risikoen ligger hos kunden
Det kan skabe utryghed hos kunden, om timetallet ’løber løbsk’. Dvs. hvis du bruger længere tid på en opgave end forventet, så skal kunden betale ekstra. Udover at det kan medføre diskussioner og utilfredshed, så er det ikke et parameter, der skaber loyale kunder. Derfor er der mange, der også vælger at aftale et max budget eller en tidsramme – særligt i større og lidt mere komplekse it-projekter. Hvis loftet nås, så skal kunden have besked. -
Dokumentation for tidsforbrug
Mange kunder vil kræve dokumentation, for hvad timerne er brugt på, hvilket kan være en mere eller mindre tidskrævende opgave afhængigt af, hvordan du holder styr på din timeregistrering. -
Risikerer at skulle rykke for betaling
Hvis der er uenighed om timeforbruget, kan der opstå tvister, og at kunden ikke betaler sin faktura. Det medfører, at du som konsulent skal spilde tid på at rykke for betalingen og inddrive det skyldige beløb. -
Fokus på timer i stedet for resultat
Afregning efter medgået tid vil i sagens natur have mere fokus på timeforbrug end resultatet og værdien af opgaven. Konsulenten bliver i højere grad bedømt på, hvor hurtigt denne kan løse opgaven med risiko for, at der nogle steder bliver hoppet over gærdet, hvor det er lavest. Når interesseforholdet er forskelligt mellem konsulent og kunde, kan der opstå konflikter.
"High quality trumps low cost."
Hvad er en klippekortordning?
Definition: Begrebet klippekortordning dækker over, at kunden betaler for et antal timer/ydelser forud mod at få rabat på timeprisen. Det vil sige i modsætning til medgået tid, hvor kunden betaler bagud, når arbejdet allerede er udført, så forudkøber kunden et antal timer. I nogle brancher kan det også være andet end timer. Det kan fx være workshops, kurser, antal klipninger, bilvaske, osv.
Klippekortet tæller ned i takt med, at kunden bruger af timeantallet/ydelsen. Når ydelsen på klippekortet er brugt op, kan kunden forny sit klippekort ved at forudkøbe en ny pulje timer.
Hvad er klippekort velegnet til?
Klippekort fungerer rigtig godt i flere sammenhænge:
- Til kunder der ikke har en inhouse marketingafdeling, men løbende har små og større opgaver, de gerne vil have løst.
- Freelancere og kreative virksomheder, som fx webdesignere, tekstforfattere, grafikere, designere, marketing/kommunikationsvirksomheder, osv.
- Til konsulentvirksomheder, der løbende rådgive andre virksomheder
- Til kursusvirksomheder
- I forlængelse af et større projekt for at fastholde kunderelationen med opfølgende opgaver.
Det er særligt i konsulentbranchen, at klippekortordninger er udbredte.
Det kan fx være
- webdesigneren, der på klippekort vedligeholder kundens hjemmeside, lægger nyt indhold på, løser supportopgaver og opdaterer hjemmesiden
- grafikeren, der udarbejder marketingmaterialer og laver tryksager
- SoMe-konsulenten, der opsætter og optimerer kampagner på de sociale medier
- tekstforfatteren, der udarbejder nyhedsbreve, salgstekster til web, osv.
Fordele og ulemper ved afregning på klippekort
Fordele for konsulenten
Slip for tidsslugende tilbud på mindre opgaver
Særligt ved mindre opgaver kan det være en tidsrøver (som du ikke får betaling for) at skulle udarbejde tilbud og vurdere opgavens omfang. Dette slipper du for og kan nøjes med sammen med kunden at estimere et ca. omfang, og kunden kan derefter købe det klippekort, der passer bedst.Du får betaling forud
Ved at kunden betaler forud for dine services, så er du sikret, at du får dine penge, og du får ikke brug for at skulle inddrive skyldige fakturaer.Du får betaling for al din tid
I modsætning til fastprisopgaver så risikerer du ikke at blive underbetalt for opgaven, hvis du har estimeret tidsforbruget forkert. Med et klippekort kan du registrere nøjagtig den tid, det tager at løse opgaven.Fleksibilitet
Du kan transformere andre udgifter over til klip på kunden. Fx hvis du som webdesigner køber et plugin for kunden, så i stedet for at sende regningen videre til kunden, kan du trække klip på kundens klippekort, der modsvarer den samme værdi.Let at gensælge
Når først kunden har oprettet et klippekort hos dig og oplever fordelene, så er det utrolig let at sælge et nyt klippekort, når det forrige bliver brugt op. Behovet opstår typisk i forbindelse med, at kunden står med en ny opgave. Og her er det oplagt at vælge den leverandør, man er vant til at bruge, hvis samarbejdet ellers har været tilfredsstillende frem til nu.
Fordele for kunden
Rabat på timepris
Kunden belønnes for at forudkøbe et antal timer ved at få rabat på timeprisen. Jo større et klippekort kunden køber, des mere fordelagtig en timepris kan han/hun opnå.Betaler kun for reel tid
Kunden betaler kun for den reelle tid, det tager at løse en opgave, i modsætning til hvis opgaven bliver løst som fast pris.Tilgængelighed og tillid
Det er let for kunden at kontakte dig omkring løbende opgaver, uden at I skal diskutere pris. Kunden oplever samtidig, at du lærer hans/hendes forretning bedre. Jo flere opgaver du løser, desto hurtigere og bedre kan du løse dem.
Udover de nævnte fordele, så har vi skrevet en hel artikel om, hvordan klippekort er til fordel for både virksomheden og kunden. Brug nogle eller alle disse fordele som salgsargumenter, når du skal sælger din klippekortordning.
Ulemper ved en klippekortordning
’Pengene er brugt’
Nogle konsulenter oplever, at når de får betaling forud, så står de med en følelse af, at arbejde gratis.Periodisering
Du skal huske at periodisere din indkomst skattemæssigt ved årets udgang. Effihub er et klippekortsystem, der både hjælper dig med at bevare overblik, håndtere dine klippekort og i forbindelse med periodisering kan give dig det eksakte periodiseringstal ved årets udgang.
Hvad er en abonnementsservice?
Definition: Et abonnement – eller abonnementsservice – er en aftale mellem en virksomhed og en kunde, der inkluderer leveringen af en service, der fornyes – eller tankes op – regelmæssigt. Et abonnement kan også give adgang til at kunne bruge en bestemt service (eksempler: Netflix, telefonabonnementer, fitnessmedlemsskab). Betalingen af et abonnement kan både foregå forud og bagud.
Hvad er abonnementsordninger velegnet til?
Konsulentbranchen har også med succes taget abonnementsservices til sig. Abonnementer fungerer godt til opgaver/services, der skal udføres regelmæssigt eller giver adgang til viden.
Det kan fx være:
- Opdatering af hjemmesider
- Løbende SoMe eller PR-indsatser, fx X antal posts eller pressemeddelelser pr. måned
- Løbende SEO-optimering og etablering af backlinks
- Annoncering, fx løbende opsætning af Google ads og overvågning/optimering af disse
- Fordelsklubber og medlemsklubber, fx til vidensbiblioteker
- Adgang til systemer/software. Her er Effihub et eksempel, hvor abonnementet giver kunden adgang til at håndtere sine klippekort, timeabonnementer og timesedler
Fordele og ulemper ved afregning på abonnement
Fordele for konsulenten
Forudsigelig indtægt
Når du kender antallet af abonnenter, så kender du også den forventede månedsindtægt. Du skal ikke i samme omfang ud og finde nye kunder og projekter hver måned for at sikre din omsætning.Skalerbar forretningsmodel
Afhængigt af hvilken type abonnement du tilbyder, så er abonnementsmodellen utrolig attraktiv, fordi den kan skaleres, uden at du behøver at lægge flere timer i arbejdet. Det gælder naturligvis ikke, hvis det er din tid, du sælger på abonnement. Læs om alle fire typer af abonnementsservices, du kan tilbyde dine kunder her.
Fordele for kunden
Forudsigelige udgifter
Kunden ved præcis, hvor store udgifter der er hver måned eller år.Høj oplevet værdi
Oftest så vil et abonnement enten hjælpe kunden til at spare tid, penge, underholde dig, give dig viden til at udføre noget hurtigere/lettere eller på anden vis gøre dit (arbejds)liv bedre. Afhængigt af abonnementstypen, så er virksomheden nødt til kontinuerligt at tilføje mere værdi til abonnementet, så det bliver ved med at være attraktivt for kunden. Det gælder i særlig høj grad abonnementsservices, der tilbyder viden/medlemsklubber.
Ulemper ved en abonnementsordninger
Private data
Mange abonnementsservices indsamler mange personlige oplysninger om kunderne. Som virksomhed er det derfor vigtigt at have en god privatlivspolitik, der efterleves ordentligt.
Hvad er et fastprisprojekt?
Definition: Fastprisprojekter betyder, som navnet antyder, at du som konsulent afgiver en fast pris for et givent projekt, uanset hvor mange timer du bruger til at løse opgaven.
Selvom du har givet kunden en fast pris, vil jeg klart anbefale, at du har et stopur/en timer kørende, mens du løser projektet. Det giver dig et reelt indblik i, hvor lang tid projektet tager at løse. Kun ved at kende dit timeforbrug kan du blive bedre og bedre til at estimere tidsforbrug på fremtidige projekter.
Hvad er fastprisprojekter velegnet til?
Du kan både afgive en fast pris på enkeltstående opgaver og på projekter. Men særligt projekter, der løber over lidt længere tid, er meget velegnede og oplagte at give fast pris på.
Fordele og ulemper ved afregning på fastprisprojekter
Fordele for konsulenten
Detaljeret projektbeskrivelse
Projektet er typisk detaljeret og udførligt beskrevet, og det er helt klart præcist, hvad der er inkluderet i projektet.Intet loft på projektprisen
Du kan sætte prisen 100%, som du ønsker. Jo bedre du er til at beskrive og synliggøre den forskel, som projektet gør for dine kunder, des højere en pris – og dermed dækningsgrad – kan du tillade dig at tage. Læs, hvordan den værdibaserede prissætning hjælper dig til det.Kendt indtjening
Du kender din forventede indtjening og kan kalkulere med det både i forhold til planlægning af øvrige projekter, og hvor mange andre projekter du kan/vil tage ind i samme periode.Motivation
Du er motiveret til at løse projektet hurtigt og effektivt, så der ikke løber flere timer på, end budgettet er beregnet ud fra. – Selvfølgelig uden at gå på kompromis med kvaliteten ;o)Opgavesikkerhed
Det er de færreste kunder, der vælger at skifte leverandør midt i et projekt, når der er aftalt en fast pris – i modsætning til opgaver der bliver løst på timebasis, hvor risikoen for det er større.
Fordele for kunden
Kunden har ingen økonomisk risiko
Der er ingen økonomisk risiko for kunden eller overraskende ekstraudgifter. Han/hun ved nøjagtigt, hvor meget projektet koster.
Ulemper ved fastprisopgaver
Tidskrævende forarbejde
Det tager tid at lave et tilbud/kravspecifikation, der er detaljerede. Ofte kræver det en vis grad af kundeinvolvering i processen at afklare deres specifikke ønsker og behov, så tilbuddet er præcist nok.Den økonomiske risiko ligger hos konsulenten
Det kan være vanskeligt at forudse evt. komplikationer i projektet og tage højde for dem i dit prisestimat/-tilbud. Derfor inkluderer de fleste fastprisprojekter også en vist økonomisk buffer. Det kan være alt fra 5-25%, der tilføjes projektprisen alt efter branche og størrelsen på projektet. Hvis timerne i projektet alligevel løber løbsk og overskrider budgettet, så ligger risikoen 100% hos dig som konsulent, medmindre det skyldes nye krav fra kunden (og at du har dækket dig ind i kontrakten/tilbuddet).Betalingen sker bagudrettet
Betalingen for projektet ligger oftest i forbindelse med, at projektet er afsluttet. Det betyder, at du bliver nødt til at lægge ud for eventuelle udgifter i projektforløbet. Ved større projekter kan det derfor være en fordel at opstille nogle milestones og afregne projektet i rater.
Konklusion: Tidsregistrering er vigtigt uanset afregningsmetode
Uanset set hvilken eller hvilke afregningsmetoder du vælger at anvende, så håber jeg, at denne artikel har givet dig et godt overblik og synliggjort, hvordan du kan kombinere de forskellige metoder.
Fælles for alle afregningsmetoder er, at du bør registrere din tid, enten så du kan bruge det som fakturagrundlag, eller for at få indsigt i om et projekt er rentabelt. I takt med at du får mere data om tidsforbruget set i forhold til budget/tilbud, så bliver du også mere og mere skarp, når du afgiver tilbud i fremtiden.
Prøv Effihub GRATIS
Effihub er et effektivt og brugervenligt, online værktøj, der hjælper dig med din timeregistrering på klippekort, timesedler og timeabonnementer.
