Et PSA-system til konsulenter og bureauer – når timer, opgaver og kunder skal hænge sammen
Et PSA-system (Professional Services Automation) er software bygget til virksomheder, der sælger tid, viden og løbende leverancer. Ikke produkter på lager, men rådgivning, kampagner, content, udvikling og support. Her er timeregistrering, projektstyring, opgaver, klippekort og fakturagrundlag ikke separate discipliner – de er afhængige af hinanden.
Effihub er reelt et PSA-system, fordi hele hverdagen samles ét sted: tid registreres direkte på opgaver, opgaver ligger i projekter, projekter er knyttet til kunder, og forbruget kan ses – både af dig og af kunden. Det giver …overblik, dokumentation og ro… i en hverdag, hvor “småting” ellers hurtigt æder timer og klip.
Timeregistrering der faktisk bliver brugt – uden at forstyrre arbejdet
I mange konsulent- og bureauvirksomheder er timeregistrering noget, der sker bagudrettet – hvis det overhovedet sker. Resultatet er upræcise timesedler, tabt fakturering og usikkerhed om, hvor tiden egentlig blev af. Et PSA-system løser ikke problemet ved at kræve mere disciplin, men ved at gøre registreringen let og naturlig.
Med start/stop-registrering direkte på opgaver kan du registrere tid i det øjeblik, arbejdet udføres. Tiden kobles automatisk til kunde, projekt og klippekort eller timeseddel. Det betyder, at også de små opgaver – “lige en hurtig rettelse”, “et kort opkald”, “et par mails” – bliver dokumenteret. Over tid er det netop disse småting, der gør forskellen på et projekt, der er profitabelt, og et der ikke er.
Projekt- og opgavestyring til konsulenter – uden tunge processer
Projektstyring i servicevirksomheder handler sjældent om komplekse Gantt-diagrammer. Det handler om at vide, hvad der er aftalt, hvad der er i gang, og hvad der mangler – og hvem der arbejder på hvad. Samtidig skal det være tydeligt, hvor meget tid og hvor mange klip der er brugt.
I et PSA-system er opgavestyring tæt forbundet med timeregistrering. Opgaver kan planlægges, prioriteres og flyttes, mens tiden registreres direkte på dem. Du kan arbejde i simple overblik som lister eller kanban, uden at miste sammenhængen til økonomien. Det giver …kontrol uden micromanagement… og gør det lettere at styre både faste aftaler og ad hoc-opgaver.
Klippekort og abonnementer – styr på forbrug uden diskussioner
Mange bureauer og konsulenter arbejder med klippekort eller abonnementer, fordi kunderne ønsker forudsigelighed. Udfordringen opstår, når forbruget bliver uklart, eller når kunden spørger: “Hvor meget har vi egentlig tilbage?”. Uden et samlet system ender svaret ofte i regneark, manuelle opgørelser og unødvendige mails.
Et PSA-system med indbygget klippekortstyring giver fuldt overblik over købte klip, forbrug og resterende saldo. Tid registreret på opgaver trækkes direkte fra klippekortet, og både du og kunden kan følge med. Automails kan sættes op, så kunden får besked, når klippene er ved at løbe ud. Det skaber …gennemsigtighed og bedre gensalg… uden at det føles sælgende.
Kundeportal og dokumentation – færre spørgsmål, mere tillid
En af de største tidsrøvere i servicevirksomheder er kundespørgsmål om status, forbrug og fakturaer. Ikke fordi kunderne er besværlige, men fordi de mangler indsigt. Et PSA-system med kundeportal flytter en stor del af denne dialog fra mails og opkald til selvbetjening.
I kundeportalen kan kunden se opgaver, registreret tid, klippekortforbrug og historik. Det giver tryghed og reducerer behovet for forklaringer. Samtidig står du stærkere, hvis der opstår uenighed om forbrug, fordi alt er dokumenteret. For mange bureauer betyder det …færre afbrydelser og mere fokus på arbejdet….
Integration til regnskab – fra tid til faktura uden dobbeltarbejde
Selvom et PSA-system samler meget, skal det spille sammen med økonomien. Derfor er integrationer til regnskabs- og faktureringssystemer afgørende. Når tid og klip er registreret korrekt, skal de kunne overføres til fakturering uden ekstra trin.
Med integrationer til fx e-conomic, Dinero og Billy kan fakturagrundlag overføres direkte, så du undgår dobbeltindtastning. Kunden kan samtidig se relevante fakturaer i kundeportalen, afhængigt af opsætning. Det betyder mindre administration, færre fejl og …hurtigere vej fra arbejde til betaling….
Hvem får mest værdi af et PSA-system som Effihub
Et PSA-system er særligt relevant for virksomheder, hvor tid er den primære ressource. Det gælder konsulenter, bureauer og teams, der leverer løbende ydelser og projektbaseret arbejde. Fælles for dem er behovet for overblik, dokumentation og en professionel kundeoplevelse.
Typiske brugere er marketing- og performancebureauer, SEO- og content teams, web- og IT-konsulenter, freelancere og mindre servicevirksomheder i vækst. Når man bevæger sig fra 1–2 personer til et lille team, bliver det hurtigt tydeligt, at regneark, simple timetrackere og generelle projektværktøjer ikke er nok. Et PSA-system samler det hele og gør hverdagen mere overskuelig – både internt og over for kunderne.
