Simpel tidsregistrering betaler sig
Tidsregistrering skal være simpelt og nemt at gå til – ellers bliver det ikke gjort!
For nogle virksomheder betyder det et professionelt timeregistreringssystem. For andre bliver behovet dækket fint ind ved hjælp af Excel eller et regneark – eller endda bare post-its og en kuglepen.
”Løspapirsystemet” vokser de fleste dog hurtigt ud af, når den manglende indsigt i mængden af mistet fakturerbar tid bliver for stor!
Uanset hvad du vælger, så er det afgørende at have styr på sin tidsregistrering for at få et korrekt faktureringsgrundlag og en forretning, der løber rundt.
Fordele ved simpel tidsregistrering i regneark
For virksomheder der ikke er vant til at registrere deres timeforbrug, så er Excel eller Google Sheet et oplagt valg at starte ud med. – Især til mindre projekter eller opgaver.
Et regneark er rimelig simpelt at gå til og kan fint bruges til at holde styr på timerne.
5 grunde til at bruge Excel til simpel tidsregistrering
- Det er gratis
… hvis du bruger Microsoft Office 😉 - Stærkt data- og analyseværktøj
Excel er udviklet til at behandle data og give overblik over talmængder – både som sumtotaler og grafer. Det kan fint bruges, hvis alle medarbejdere har den samme timepris. Men når kompleksiteten stiger fx i form af variable timepriser, så bliver regnearket også hurtigt komplekst. - Et Excel-ark kan tilpasses komplekse behov
Du kan komme meget langt med et regneark og opstille komplicerede formler. Især når du kender formlerne og de muligheder, de indebærer. Dog kommer det ikke uden omkostninger… Det kan hurtigt blive en tidsrøver at vedligeholde dataen, der tastes ind, og hvis der opstår fejl i en formel et sted, så er det besværligt at finde fejlen. Det kan koste dyrt både i mistet tid og et forkert faktureringsgrundlag. - Alle kender Excel
Excel er indbegrebet af simpel tidsregistrering, og de fleste er ”vokset op” med Microsoft Office-pakken. Det gør, at det er let at komme i gang med at bruge det. Indgangsbarrieren til at få medarbejderne til at begynde at registrere deres tid er typisk også lav(ere). - Mange skabeloner
Der findes et hav af Excel-skabeloner, der kan downloades til ethvert brug. Tag afsæt i én af dem og tilpas den eventuelt til dit behov.
Simpel tidsregistrering kan også blive for simpel – hvad er alternativet?
Selvom der er mange grunde til at bruge Excel, så har det også nogle begrænsninger, der er værd at kende til. Især når du skal tage stilling til, hvilken timeregistreringsløsning, der er den bedste.
I takt med at virksomheden vokser, så kan I opleve, at I vokser ud af Excel-arket, og at det er tid til at finde et timeregistreringssystem, der imødegår jeres behov bedre og kræver færre ressourcer at vedligeholde.
Simpel tidsregistrering handler om at registrere sin tid på en enkel måde, så du får et korrekt faktureringsgrundlag.
Effektiv timestyring handler om at planlægge og allokere den rigtige mængde tid til de forskellige opgaver.
Uden indsigt i hvor lang tid opgaver tidligere har taget at løse – ikke bare den fakturérbare tid, men den reelle tid – så har du ingen indsigt i, hvordan du skal budgettere fremtidige opgaver. Eller hvor lang tid du skal afsætte i kalenderen til at løse dem.
Og her kommer et Excel-ark eller Google Sheet til kort.
Hvad er det bedre alternativ så…?
Et professionelt software til tidsregistrering giver dig en række muligheder, som du ikke kan få i Excel.
5 grunde til at traditionelle regneark stjæler din tid
Jo større virksomheden er, og jo større behovet er for at samarbejde, des større krav stiller det også til det output, der kommer fra regnearket.
Her er der en række områder, hvor simpel tidsregistrering i et regneark kommer til kort, og det kan være nødvendigt at finde et alternativ.
1) Upræcis timeregistrering betyder (ofte) dårlig profitabilitet
Mange glemmer at registrere deres timer korrekt, når de bruger Excel eller regneark til at styre deres opgaver og projekter.
Enten fordi de
- helt glemmer at gøre det
- ikke sætter et stopur i gang og registrerer tiden ud fra et estimat sidst på dagen
- bruger løse noter der forsvinder
- eller fordi de bliver forstyrret, og mister overblik over, hvor lang tid de egentlig har brugt… og derfor gætter sig frem til det.
Når timeregistreringen er upræcis, mister du indsigt i, om projekterne er profitable.
Samtidig løber 10 minutter her og 15 minutter der hurtigt op. – Og det kan hurtigt blive til adskillige timer, du ikke får faktureret.
Med et timeregistreringssystem med integreret stopur som Effihub undgår du det. Du opretter bare en opgave og sætter stopuret i gang, og når du er færdig, så overfører du den direkte til kundens timeseddel, klippekort eller projekt.
Så er du sikker på, at alle timer bliver registreret!
2) Svært at samarbejde og uddelegere opgaver i et projekt
Samarbejde er nøglen til succes i projektarbejde.
Men i et regneark er det vanskeligt at se
- hvem der arbejder på hvad i ‘real time’
- få automatisk besked, når der bliver uddelegeret opgaver
- hvordan de enkelte opgaver passer ind i det store billede i et projekt
- de enkeltes tidsforbrug på opgaverne
- hvornår regnearket sidst er opdateret
- hvem der laver ændringer og registrerer tid
Når der er mange, der arbejder i det samme regneark, så stiger risikoen for, at der opstår fejl. Det kan fx være, hvis der ved et uheld bliver slettet en formel eller kopieret data fra en celle til en anden, uden at du opdager det.
Så kan der godt gå lang tid, inden du opdager og finder fejlen!
Alt dette løser et professionelt time-/projektstyringssystem på en enkel måde.
3) Alt for simpel tidsregistrering kan være besværlig at dokumentere overfor kunderne
Dokumentation overfor kunderne kan være en administrativ tidsrøver og virkelig tungt.
Især hvis det er et arbejdsdokument, hvor du måske kun ønsker, at kunden har indsigt i nogle detaljer. Der kan pludselig også være flere versioner af dokumentet, der skal vedligeholdes eller sendes til kunden.
Det kender Charlotte Trolle fra Skilsmissebarnet alt til.
Inden de begyndte at bruge Effihub, brugte de oceaner af tid på at holde deres kunder opdateret om deres timeforbrug:
”Der kom jo rigtig mange forespørgsler… ‘Jeg skal lige høre…’, ‘Jeg synes lige, jeg har købt…’, ‘Hvor er klippene henne, og hvad er de brugt på?’ Så vi havde hele det der tunge dokumentationsarbejde, og det var SÅ nedslående…”
Charlotte Trolle
Juridisk rådgiver og medejer, Skilsmissebarnet ApS
I dag er det meget lettere. De benytter blot Effihub automails og giver kunderne adgang til deres kundeHUB, hvor de kan følge med i deres tidsforbrug.
4) Ikke mobilvenligt
Store regneark er bare ikke egnet til mobilen.
Længere er den ikke.
Så når du er på farten og vil registrere tid for et møde eller skrive en note om en opgave, så dur’ regneark ikke.
Her er det noget lettere med Effihubs mobilvenlige interface, der gør det nemt og hurtigt at sætte en timer i gang med opgaver og registrere sin tid.
5) Besværlig fakturering
Regnearket er ikke integreret med dit regnskabssystem – og det besværliggør faktureringen.
Det betyder manuel overførsel af timer til dit regnskabssystem og evt. vedhæftning af en pdf… og det øger risikoen for fejl.
Hvis du ikke får markeret timerne som faktureret i dit regneark, så går der uforholdsmæssigt meget tid tabt med at dobbelttjekke og opdatere data i regnearket.
Med Effihub sker det helt gnidningsløst.
Du skal blot integrere Effihub med dit regnskabssystem.
Så kan du fakturere dine timer, klippekort og projekter direkte i Effihub via dit regnskabssystem, hvorefter de bliver markeret som faktureret i Effihub. Der bliver også automatisk oprettet en kopi af kundens faktura i dennes kundeHUB, så dine kunder altid kan finde gamle fakturaer.
Konklusion på simpel tidsregistrering
Timeregistrering er et værktøj, der hjælper dig til at træffe beslutninger på et intelligent og databaseret grundlag i forhold til din prissætning, projekttilbud, planlægning og ressourcefordeling af medarbejdere.
Simpel tidsregistrering vil altid være bedre end ingen timeregistrering, men det behøver ikke at begrænse sig til Excel eller et regneark.
Der er mange fordele ved at “opgradere” Excel-arket til et professionelt timeregistreringssystem – og det behøver ikke at være svært at komme i gang.
Med et timeregistreringssystem som Effihub er det nemt at komme i gang, og det opfylder stadig kriteriet ‘simpel tidsregistrering’.
Vi har dansk support, der altid er klar, hvis du har spørgsmål eller ønsker en personlig 1:1 demo.
Hvad skal du gøre nu?
Når du er klar, så er der 3 måder, vi kan hjælpe dig med at skabe en profitabel forretning.
Hvis du gerne vil fakturere mere af din tid og ikke bekymre dig om løse noter og Excel-ark længere? Så tilmeld dig en prøveperiode på Effihub i dag og få de første 14 dage gratis. Det er hurtigt. Det er let at bruge. Der er ingen binding. Kom i gang her >>
Vil du gerne hæve dine priser uden at miste kunder? Hent vores e-bog, der hjælper dig med hands-on effektive strategier til at gøre netop det. Det koster kun din e-mail.
Kunne du lide denne artikel? Og kender du andre konsulenter eller kreative virksomheder, der kan have glæde af den? Så del den med dit netværk.
