Få en effektiv arbejdstime mere om dagen
… uden at stå en time tidligere op om morgenen!
Du kan ikke putte flere timer ind i døgnet.
Men…
Du kan bruge dine arbejdstid mere effektivt.
Her er 3 tips til at få en mere effektiv arbejdsdag, hvor du vinder tid, så du kan nå mere.
hæv dine priser
- uden at miste kunder
Du bliver samtidig tilmeldt vores nyhedsbrev og accepterer vores privatlivspolitik.
1) Hvad er dit MIT (Most Important Task)?
Kender du følelse af at have rygende travlt hele dagen – og alligevel så har du efter en lang arbejdsdag kun nået en brøkdel af, hvad du troede?
Hvis du er som de fleste, så laver du lange to-do lister for at huske alt det, du skal nå.
Men problemet med to-do lister er, at de
- ikke forholder sig til, hvor lang tid opgaverne tager at udføre
- ikke er prioriteret efter vigtighed
“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”
Start i stedet din dag med at sætte dig ned og beslutte, hvad de 1-3 MIT (Most Important Task) er for i dag, som du SKAL nå… inden du kaster dig over andre opgaver.
Ved at udvælge dine MIT skaber du fokus og mindsker antallet af overspringshandlinger.
Og fordi du er bevidst om, hvad du vil opnå i dag, så vil du ved udgangen af dagen også sidde med følelsen af at have været dejligt produktiv.
Men hvordan finder du så ud af, hvad der er dine MIT?
Sådan finder du dine Most Important Tasks
Spørg dig selv: “Hvilke opgaver har størst betydning, hvis jeg løser dem i dag.”
Det kan fx være i forhold til
- at du kan lukke et projekt – og dermed fakturere kunden
- en deadline du skal overholde
- noget du har udsat i lidt for lang tid og som ”spøger i baghovedet” og dermed tager din energi og fokus
- at du kan løse nogle af dine andre opgaver hurtigere og lettere (fx finde en freelancer, finde det rette software, outsource dit regnskab/bogføring, osv.)
- at du udvikler din forretning
- dine overordnede vækstmål
Det kan ofte være en hjælp at skrive en liste med alle dine opgaver og derefter udvælge de vigtigste opgaver efter ovenstående kriterier.
Sørg derefter for kun at have dine 3 udvalgte opgaver synlige foran dig, så resten af din liste ikke ender med at blive en overspringsliste, som du hopper over på.
Bemærk… dine MIT er typisk ikke de e-mails, der tikker ind i din mailboks om morgenen. Eller en kunde der ringer med en hasteopgave, der bare skal laves i dag (med mindre du accepterer præmissen). Det er andres agenda, der tager styringen væk fra dig og din planlægning!
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”
2) Automatisering og systemer sparer tid
Automatisér… systematisér… opret processer… lav en playbook
Hvis du tager dig selv i at gøre de samme ting igen og igen, så er det tid til at kigge efter måder, hvorpå du kan gøre disse ting hurtigere og mere effektivt.
Alt andet er spild af tid!
Ved at arbejde med systemer og automatisering af arbejdsopgaver opnår du en række fordele – udover at spare tid og gøre din dag lettere.
Det hjælper med at
- Minimere flaskehalse
- Øge effektiviteten og produktiviteten
- Gøre din forretning mere skalerbar
- Gøre din forretning mindre personafhængig og lettere at overdrage opgaver let og effektivt.
- Ensarte kvaliteten af jeres resultater
Hvor meget af din tid kan du sætte på autopilot?
McKinsey Global Institute har analyseret data fra 750 brancher – herunder forskellige kreative fag – og estimeret hvor stor en procentdel af deres tid, der kan automatiseres ved at implementere softwareløsninger og teknologier.
Et kig på udvalgte brancher inden for de kreative fag viser, at der er et uudnyttet potentiale i forhold til at spare tid gennem automatisering:
I USA spilder disse faggrupper mellem 13-43 % af deres arbejdstid ved ikke at drage fordel af automatisering af de mest enkle arbejdsopgaver.
Eksempler: Hvad kan du systematisere og automatisere:
PLaybook
Det er oplagt at opbygge og bruge en playbook til at ensrette og dele processer, fx i forbindelse med oplæring af nye medarbejdere.
Her er nogle oplagte dokumenter og filer, du kan lægge i din playbook er:
- Vision og værdier
- Mål – både langsigtede og fx kvartalsmål
- Metrikker I måler på
- Firmapræsentation
- Konkurrentanalyser
- Kundefeedback/udtalelser
- Briefing dokumenter
- Designguides
- Skabeloner til kundepræsentationer fx designoplæg
- Processer ifm. ansættelser
- SoMe strategi – både overordnet men også operative som fx hvordan jeres ’Linkedin reach out’ strategi er, osv.
- Eksempler på SoMe annoncer
- Bibliotek med søgeord
- Osv.
Skabeloner
Tilbudsskabeloner
Du kan med fordel standardisere dine tilbud - eller sektioner af dem - og genbruge dem igen og igen. Det kan fx være info om processen, FAQ, betalingsbetingelser, m.m. Så kan du nøjes med at tilpasse selve opgavebeskrivelsen og evt. referencer du sender med.
Brug evt. et system som Better Proposals til at sende dine tilbud fra. Det er både professionelt og nemt at følge med i, om kunden har åbnet tilbuddet, hvilke dele af tilbuddet de bruger tid på at læse, samt få info når de har underskrevet det.
Skabeloner til SoMe opslag
Udover at du ikke behøver at opfinde den dybe tallerken hver gang, så skaber det en genkendelig stil, og det er hurtigere at poste tips og insights på dine sociale medier. Brug fx et system som Canva.com til at lave brandede skabeloner.
Spørgeskemaer
Det kan fx være online leadformularer, hvor du prækvalificerer potentielle nye kunder gennem en række spørgsmål. Du kan gøre det samme over telefonen. En anden mulighed er at systematisere indsamlingen af udtalelser fra kunder. Det kan du fx gøre ved at oprette et online spørgeskema, som du sender til dine kunder, når et projekt er afsluttet.
Tjeklister
Er du fx webdesigner kunne det være, at du har en tjekliste i forbindelse med lancering af nye hjemmesider.
Eller det kunne være i forbindelse med publicering af en ny artikel på din blog, at du har en tjekliste, der kunne se sådan her ud
- Research efter relevant søgeord
- Skriv artiklen og optimér den i forhold til dit søgeord.
- Tjek om der er tidligere indlæg, hvor det er oplagt at indsætte et link til din nye artikel.
- Lav grafik/fotos til artiklen – husk ALT tekst på billedet med dit søgeord
- Udgiv blogpost
- Lav 2-3 korte ’quote cards’, der er visuelle og kan deles på Instagram
- Del artiklen på dine sociale medier
- Lav et nyhedsbrev hvor du deler din artikel
Planlæg fremad
– eller lad kunderne om det 😉
- Brug fx et system som Calendly, hvor kunden selv kan booke sig ind i din kalender, når du har ledige tider.
- Afsæt fx tid én gang om ugen til at udarbejde alle jeres SoMe indlæg for den kommende periode - og sæt dem til automatisk publicering.
Automatisering af processer i virksomheder handler ikke om at erstatte mennesker. Derimod handler det om at finde softwareløsninger, der sparer tid og hjælper virksomheden med at øge produktiviteten og brugen af ressourcer.
Og hvis du ikke selv har tiden, så har du selvfølgelig også en oplagt mulighed i at outsource dele af dit arbejde.
3) Bestem, hvornår du vil forstyrres
Bliver du ofte ‘fanget’ i at zig zagge mellem opgaver, e-mail notifikationer der popper op, telefonen der ringer, møder og kollegaer, der vil spørge om noget?
… Og dertil kommer alt det private i form af meddelelser på Aula (hvis du har børn), notifikationer på de sociale medier, der tikker ind, osv.
Du er ikke den eneste.
Forstyrrelser er en af de større tidsrøvere i løbet af en arbejdsdag
Hver gang du bliver afbrudt, tager det i gennemsnit 23 minutter og 15 sekunder for dig at komme tilbage til den opgave, som du sad og var i gang med.
Og det løber hurtigt op hen over en arbejdsdag!
Bloktid giver dig kontrollen tilbage
En løsning på det er at arbejde med ”bloktid”.
Her planlægger du din dag på forhånd og afsætter ”blokke af tid” i din kalender til specifikke opgaver – ikke kun til møder!
Du kan også afsætte blokke hvor du læser og svarer på mails, ringer til kunder, osv.
"Mens to-do lister fortæller dig, hvad du skal gøre, så kan du med bloktid afsætte tid til, hvornår du skal arbejde på de forskellige opgaver – og hvor lang tid du forventer, at de tager at løse."
En sidegevinst når du benytter bloktid er, at du bliver bedre til at estimere, hvor lang tid en opgave tager at løse.
Hvis du vil hjælpe dig selv, så sæt din telefon på lydløs og slå dine notifikationer på e-mails/sociale medier fra, når du arbejder i din bloktid. Så opnår du at få mere fra hånden og kan arbejde koncentreret uden forstyrrelser.
På den måde slipper du for alle de mange små forstyrrelser gennem hele dagen og tager selv styringen over, hvornår du er tilgængelig.
Effektive 4 dages uger og work-life balance vinder over 60 timers arbejdsuger
Fremtiden tegner mere og mere et billede af, at fleksible – men effektive – arbejdspladser vinder frem, og flere virksomheder eksperimenterer også lige nu med 4 dages arbejdsuger.
En af årsagerne skal findes i det skifte, der sker på arbejdsmarkedet i disse år. I takt med, at Babyboomer-generationen (født mellem 1946-1964) i stigende grad er på vej på pension, og Millennials-generationen (født mellem 1981 to 1997) begynder at dominere, så skifter det overordnede mindset også.
Babyboomer generationen er karakteriseret ved at tænke, at forudsætningen for at have en succesfuld karriere kræver minimum 60 timers arbejdsuger. Millenials derimod har fokus på at skabe work-life balance med færre arbejdstimer og fri i weekenden.
Derfor er fokus på effektivitet og produktivitet gennem smarte løsninger og processer også noget, der vil vinde mere og mere frem.
