Sådan udretter du mere hver dag

Sådan udretter du mere

Har du svært ved at overskue alle dine daglige opgaver? Eller prioritere din tid så du får løst de vigtigste opgaver først og til den aftalte tid?

Du er ikke den eneste.

Måske er en to-do liste løsningen for dig.

Du har sikkert lavet en to-do liste mange gange. Spørgsmålet er bare, hvordan du bruger den?

Er det

  • en optimistisk ønskeliste?
  • en stressliste som du bruger til at slå dig selv i hovedet med ift. alle de opgaver du (heller) ikke nåede i dag?
  • …eller et konstruktivt og realistisk planlægningsværktøj?

Hvorfor skal du lave en to-do liste?

Uanset om du arbejder med mange mindre kunder – eller sidder med ét større projekt – så har du garanteret en hel masse opgaver og deadlines, du skal holde styr på. Og det er de færreste af os, der kan have fuldt overblik over alle opgaverne i hovedet på én gang.

En god to-do liste giver dig overblik og ro til at fokusere på de vigtigste opgaver, der giver størst værdi for din forretning og dine kunder. Og det giver dig tryghed for, at du husker alle dine opgaver.

Bruger du ’to do-listen’ rigtigt?

Overraskende mange mennesker får ikke nok ud af at lave lister. Og ofte bliver opgaverne noteret spredt ned på post-its, excelark, bagsiden er konvolutter, online tjeklister og hvor der ellers lige er ledig plads til en note. Resultatet er, at du kommer til at mangle overblik over de samlede opgaver og en fornemmelse for tidsforbrug.

Her er et par gode råd, når du skal lave din to-do liste:

  • Prioriter dine opgaver

    En uendelig liste af opgaver giver hverken overblik eller ro. Start derfor med at skrive alle dine opgaver ned. Prioriter dem derefter ud fra hvor vigtige de er (fx ud fra hvor meget de haster, eller hvor meget værdi de skaber). Du kan fx give dem numre fra 1-5, hvor 1 er absolut topprioritet. OBS. Husk, at begrænse antallet af 1’ere og 2’ere – ellers mister listen sin værdi.

  • Bryd projekter ned i opgaver

    Undlad at skrive et helt projekt på som en opgave på din to-do liste. Et projekt består typisk af en hel masse delopgaver. Hvis du skriver et helt projekt på din liste, vil du ikke opleve fremdrift lige så hurtigt, som hvis du deler det op i delopgaver. Så ender det i stedet ofte med, at projektet bare står og ’råber’ af dig og pirker til din dårlige samvittighed.

  • Fokusér kun på 1 opgave ad gangen

    Parkér alle de andre opgaver mentalt, mens du koncentrerer dig om at få klaret dine prioritet 1 og 2 opgaver. På den måde får du løst de vigtigste opgaver først uden at stresse over de øvrige … eller lave overspringshandlinger og udsætte evt. vigtige opgaver.

  • Hold listen opdateret

    Husk at rydde op på i din liste, så den bliver ved med at være et aktivt værktøj, der arbejder for dig og hjælper dig til at bevare overblik. Det kan fx være, når arbejdsdagen er omme, eller mandag morgen inden en ny uge begynder.

Del dette:

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *