Har du svært ved at overskue alle dine daglige opgaver? Eller prioritere din tid så du får løst de vigtigste opgaver først og til den aftalte tid?
Du er ikke den eneste.
Måske er en to-do liste løsningen for dig.
Du har sikkert lavet en to-do liste mange gange. Spørgsmålet er bare, hvordan du bruger den?
Er det
- en optimistisk ønskeliste?
- en stressliste som du bruger til at slå dig selv i hovedet med ift. alle de opgaver du (heller) ikke nåede i dag?
- …eller et konstruktivt og realistisk planlægningsværktøj?
Hvorfor skal du lave en to-do liste?
Uanset om du arbejder med mange mindre kunder – eller sidder med ét større projekt – så har du garanteret en hel masse opgaver og deadlines, du skal holde styr på. Og det er de færreste af os, der kan have fuldt overblik over alle opgaverne i hovedet på én gang.
En god to-do liste giver dig overblik og ro til at fokusere på de vigtigste opgaver, der giver størst værdi for din forretning og dine kunder. Og det giver dig tryghed for, at du husker alle dine opgaver
Bruger du ’to do-listen’ rigtigt?
Overraskende mange mennesker får ikke nok ud af at lave lister. Og ofte bliver opgaverne noteret spredt ned på post-its, excelark, bagsiden er konvolutter, online tjeklister og hvor der ellers lige er ledig plads til en note. Resultatet er, at du kommer til at mangle overblik over de samlede opgaver og en fornemmelse for tidsforbrug.
Her er et par gode råd, når du skal lave din to-do liste:
- Prioriter dine opgaver – start med at skrive alle dine opgaver ned. Prioriter dem derefter ud fra hvor vigtige de er (fx ud fra hvor meget de haster eller hvor meget værdi de skaber). Du kan fx give dem numre fra 1-5, hvor 1 er absolut topprioritet. Og husk at begrænse antallet af 1’ere og 2’ere.
- Bryd projekter ned i opgaver – undlad at skrive et helt projekt på som en opgave på din to-do liste. Et projekt består typisk af en hel masse delopgaver. Hvis du skriver et helt projekt på din liste, vil du ikke opleve fremdrift lige så hurtigt, som hvis du deler det op i delopgaver. Så ender det i stedet ofte med, at projektet bare står og ’råber’ af dig og pirker til din dårlige samvittighed.
- Hold listen opdateret – husk at rydde op i din liste, så den bliver ved med at være et aktivt værktøj, der arbejder for dig og hjælper dig til at bevare overblik.
Et godt og gratis online værktøj til at lave to-do lister er Asana. Det er nemt at bruge, du kan dele dine lister med andre personer i dit team, tildele ansvarlig og deadlines til dine opgaver og ’tjekke’ punkter af fra din liste, når du har udført opgaverne.
