Døgnet indeholder kun 24 timer. Det ved vi alle. For nogle er det rigeligt. For selvstændige er det sjældent nok.
Derfor er effektivitet også et vigtigt nøgleord til succes for de fleste mindre og mellemstore virksomheder.
Når du bruger tid på
- at lave tilbud, sende fakturaer og bogføre
- kundekorrespondance, opfølgning og pipelinestyring
- dit momsregnskab
- at tjekke dine sociale medier
- at opdatere din hjemmeside
- … fortsæt selv listen
… er det nødvendig tid – men også tid som du ikke kan fakturere!
Ved hjælp af nogle få faste rutiner og ændring af dit mindset opnår du, at din uge bliver mere målrettet og effektiv.
Prioriterer du din tid – og arbejdsopgaver – rigtigt?
Her er 6 tips til, hvordan du sparer du tid hver eneste dag! Resultatet er, at din indtjeningskurve bliver mere jævn og dine arbejdsuger mere effektive.
1) Lav et ugebudget (og mål)
Ja et ugebudget – ikke bare et kvartals- eller et årsbudget. Når du bryder dine mål ned på ugeplan, kan du hver mandag morgen forholde dig til, hvor din tid er bedst brugt i løbet af ugen.
- Hvilke opgaver skal du prioritere?
- Hvilke opgaver kan du få færdige denne uge og dermed fakturere?
- Mangler du at få nye kunder ind i din pipeline?
- Hvilken indsats vil du gøre for at skaffe X nye kunder?
På den måde løber ugerne ikke bare ud i en køre, uden at du får faktureret noget regelmæssigt. Det tvinger dig også til at tage stilling til prioriteringen af dine opgaver. ”Først ind – først ud” er ikke altid løsningen og ugentlige evalueringer giver dig mulighed for at vælge at fokusere på nogle kunder eller opgaver, som kan give dig den nødvendige omsætning nu.
Når du planlægger din uge i forvejen, vil du også opdage, at din indsats og dit fokus bliver mere målrettet. Og hvis det fx er blevet onsdag, uden at du har fået lukket nogen opgaver, så er motivationen for at gøre det, der er nødvendigt, pludselig en hel del højere.
2) Hold dig til din plan
Hasteopgaver … vi kender dem alle sammen. Spørgsmålet er blot: Hvilken rolle skal de have i din forretning?
Det er let at komme ud af kurs og smide alt, hvad du har i hænderne, hvis en kunde ringer med en hasteopgave. Derfor er det en fordel at indføre, at hasteopgaver koster ekstra. Et hastegebyr tvinger kunden til at vurdere, hvor meget opgaven egentligt haster. Og hvis han er villig til at betale ekstra, har du jo også fået noget for at ændre din plan.
Multitasking er endnu en glidebane. Tænk over, om du er produktiv, eller om du laver overspringshandlinger. Bevar fokus og hold dig selv op på dine ugemål. Så bliver det meget lettere at komme i mål med dem.
3) Effektivisér og automatisér flest mulige arbejdsgange
Jo flere af dine arbejdsgange du kan automatisere, des mere tid sparer du.
Du kan fx
- benytte projektstyringssoftware (opgavestyring), så du får automatiske påmindelser, når opgaver har deadline
- outsource telefonpasning, mødehåndtering, rejseplanlægning, kalenderadministration, mm. til en PA’er (personlig assistent) eller et telefonpasningsfirma
- lave en tilbudsskabelon med indholdsmoduler du kan genbruge, så du ikke skal starte helt forfra, hver gang du udarbejder et tilbud
- oprette en automatiseret e-mail serie, som bliver sendt ud, når folk tilmelder sig dit nyhedsbrev. Gerne en mailserie der både giver værdi og leder hen i retning af et salg
- have en onlinekalender, dine kunder kan booke tid i, så I undgår en længere mailkorrespondance
4) Uddelegér opgaver
Lad være med at tro, at du skal kunne det hele. Eller for den sags skyld at du er 100% effektiv, når du har alle ”kasketterne” på (salg, markedsføring, bogføring, kundeservice, osv).
Det kan virkelig ikke svare sig.
Hvis du fx synes, at bogføring er en kamp – så find en dygtig bogholder. Den ekstra tid du bruger på at lave dit regnskab, er tid som du ikke kan bruge på dine kunder. Og det er pengene værd at uddelegere arbejdet. Både så det ikke dræner dig, og så du er mere effektiv der, hvor du er bedst.
5) Tag strategiske pauser
Hverken din hjerne eller din krop er en maskine.
Når du lægger regelmæssige pauser ind i din arbejdsdag, opnår du at kunne arbejde i et effektivt flow. Prøv at arbejde i koncentrerede blokke af 90 minutters intervaller afbrudt af 10-15 minutters pauser og start dagen med de ”sværeste” opgaver. Sæt evt. et ur til.
Når det er tid til at holde pause, så få gang i kroppen. Hent et glas vand, tag 10 armbøjninger, stræk dig eller hvad der nu passer til din arbejdsform/humør. Det vigtigste er bare, at du får rørt dig lidt, så der kommer blod til hjernen og ny energi ift. den opgave, du sidder med. Hvis du har mange mindre opgaver, kan du evt. bruge disse 90 minutters arbejdsintervaller til at skifte mellem opgaverne.
6) Gem de sociale medier til efter arbejdstid
Det er ikke for at være en tørvetriller men med mindre din tid på de sociale medier hænger sammen med promovering af din virksomhed – så er det en tidsrøver, der hurtigt tager 5, 10, 20 minutter 2,3, 5 gange om dagen.
Beslut evt. at du kun besøger de sociale medier 2 eller 3 gange på en dag, så du undgår, at de fylder for meget i dit arbejdsflow.
Vær bevidst om, hvilke småopgaver, du tit er inde over. Jo mere tid du bruger på en opgave, jo mere vinder du ved at automatisere den
